國有企業(yè)采購流程外風險防控管理實踐
編者按：
全流程的招標采購涉及采購計劃制訂、供應商選擇、合同簽訂和執(zhí)行、貨物檢驗、貨款支付等一系列環(huán)節(jié)，每個環(huán)節(jié)都存在風險點。本文介紹了中國移動通信集團陜西有限公司梳理采購全流程內(nèi)、外部風險，聚焦采購流程外的評審專家、招標代理機構、供應商、質(zhì)量檢測機構“四類人群”開展流程外采購風險防控工作的經(jīng)驗和成效，對相關企業(yè)進一步優(yōu)化和完善全流程風險防控體系有一定的借鑒作用。
近年來，隨著企業(yè)對招標采購流程中的風險管控手段逐步落實到位，發(fā)生在采購部門管控范圍內(nèi)的采購風險得到了有效控制，招標采購活動的規(guī)范化水平逐步提高。但是，從各類審計和檢查結果來看，發(fā)生在采購流程外的問題仍較多，流程外風險日益凸顯。為此，中國移動通信集團提出了加強采購流程外風險防控的要求。為貫徹落實集團要求，中國移動通信集團陜西有限公司（以下簡稱公司）拓展采購風險防控廣度和深度，對采購全流程風險開展全面梳理和評估，根據(jù)評估結果，將采購風險管理重點從前期關注內(nèi)部流程、內(nèi)部角色風險防控轉(zhuǎn)向關注整個供應鏈全流程、全角色風險防控。
2020年起，公司聚焦采購流程外的評審專家、招標代理機構、供應商、質(zhì)量檢測機構“四類人群”，開展流程外采購風險防控工作。針對“四類人群”共梳理出24個風險點，制訂32項防控措施，構建起全流程采購風險防控機制，并在采購實踐中投入應用，取得了很好的管理成效。
一
全流程、全角色、全方位風險識別
（一）全方位風險識別和評估
全流程、全角色、全方位對招標采購內(nèi)、外部風險進行全面梳理，建立風險評價指數(shù)體系，對采購流程的各個環(huán)節(jié)、各個角色進行風險強弱識別，構建涉及角色的風險指數(shù)體系，開展綜合評估。
尋源采購全流程共涉及13個主要流程節(jié)點（見圖1），每個流程節(jié)點中每個角色參與程度不同，發(fā)生風險行為的數(shù)量和產(chǎn)生的負面影響也不同，需根據(jù)風險種類、風險影響程度強弱等因素進行分類量化評估。經(jīng)評估，采購流程內(nèi)風險指數(shù)43，流程外風險指數(shù)41，流程外風險與流程內(nèi)風險勢均力敵。自2020年起，公司調(diào)整了風險管理思路，在鞏固前期流程內(nèi)風控成效的基礎上，著重加強了流程外風險管控，聚焦“四類人群”，有針對性地開展了采購風險管理工作。
（二）“四類人群”主要風險
1.評審專家的風險
主要包括業(yè)務水平不扎實，不能嚴格按照評審辦法進行評審導致評審失誤，影響采購結果，造成采購方和投標方損失；評審專家泄露評審機密，引發(fā)不必要的異議或投訴；采購專家法律意識不強，受業(yè)主指示或接受供應商利益進行傾向打分，造成廉潔風險。
2.代理機構的風險
主要包括代理業(yè)務水平和服務能力不足，在組織采購實施過程中未按照國家標準法規(guī)或公司制度辦法開展采購工作，致使采購操作出現(xiàn)失誤；在受理供應商異議過程中，未按規(guī)定時限進行回復，造成異議升級；代理機構違規(guī)設置傾向性條款，干擾評審、泄露評審結果，造成廉潔風險。
3.供應商的風險
主要包括在投標或中標履約過程中弄虛作假，騙取中標，給采購人造成重大損失；在后期履約過程中不按招標文件和投標文件標準提供合規(guī)的產(chǎn)品或服務等。
4.檢測機構的風險
主要包括缺乏專業(yè)的檢測能力或檢測過程不合規(guī)導致出具錯誤的檢測結論，給采購人生產(chǎn)經(jīng)營帶來巨大的損失；檢測機構人員與供應商勾結，泄露檢測結果，獲取非法利益，或人為的出具虛假檢測報告，造成廉潔風險等。
二
聚焦“四類人群”，強化流程外風險管理
（一）評審專家管理
評審專家是采購活動中最重要的參與者，是采購過程高風險人群。如何做好評審專家管理，有效防范和規(guī)避專家在采購評審活動中風險行為的發(fā)生，對于確保采購過程合法合規(guī)，采購活動廉潔健康至關重要。公司按照“嚴入庫”“重考核”“強激勵”“重處罰”的管理思路，多措并舉不斷提升評審專家水平，防范評審工作過程中可能出現(xiàn)的風險。
1.建設高質(zhì)量的專家隊伍
嚴把評審專家入庫關，保證專家水平質(zhì)量。在公司采購物流系統(tǒng)（LIS）中上線使用專家入庫申請審批流程，申請入庫的評審專家必須在線上學習專家應知應會相關知識后，經(jīng)專家認證考試合格，并經(jīng)所在部門領導審批方可入庫。同時，對存量專家開展在線認證考試，考試不合格專家和長期不出席評審活動的沉默專家將進行出庫處理。開展專家評審紀律考評等系列整治活動，鍛造高質(zhì)量評審專家團隊。
2.評審全過程監(jiān)控
建設和使用省內(nèi)開評標監(jiān)控系統(tǒng)（PMS），實時記錄專家評審過程數(shù)據(jù)。評審過程全程錄音錄像，通過人臉識別對評審專家身份進行有效識別和管理。評審過程中，由PMS自動記錄評標總時長，遲到早退情況，進出評標室的時間、時長、次數(shù)等數(shù)據(jù)，平臺具備對專家不規(guī)范的行為進行智能捕捉和提醒功能，自動統(tǒng)計相關數(shù)據(jù)為專家履職考評提供依據(jù)。
3.建立專家積分體系
公司建立專家積分體系，評審專家可通過參加采購項目評審取得相應積分，積分可通過公司積分兌換平臺兌換員工公休假、業(yè)務培訓、實物商品和虛擬權益等。在專用評標室評審時，PMS可自動識別專家身份、專家評審項目名稱、評審時長等信息，系統(tǒng)與LIS系統(tǒng)對接，實現(xiàn)自動計算專家積分。參加集團公司和其他運營商的評審項目，專家還可以通過LIS線上自助提交評審證明，經(jīng)評審專家管理員審核后，即可獲得相應評審積分。專家積分系統(tǒng)和積分兌換平臺的使用，極大地激發(fā)了評審專家參與項目評審的積極性，評審活躍度明顯提升。
4.加強考核落實退出機制
按年度定期開展評審專家資格認證繼續(xù)教育，對存量評審專家，在公司OA系統(tǒng)上向全省專家推送專家資格認證繼續(xù)教育學習資料，學習完成后進行在線考試，考試通過后方能保留專家資格。未通過者可申請一次補考，補考不通過的取消專家資格清理出庫。專家評審紀律管理方面，使用開評標視頻監(jiān)控系統(tǒng)自動收集專家在評標過程中遲到、早退、中途多次離場等情況，系統(tǒng)對評審現(xiàn)場發(fā)現(xiàn)的不合規(guī)現(xiàn)象進行告警，將警告信息同時推送公司專家管理員，違規(guī)次數(shù)達到一定數(shù)量暫停專家資格，情節(jié)嚴重的按照公司評審專家管理辦法從專家?guī)煊枰郧逋恕?/span>
（二）招標代理機構管理
招標代理機構參與采購全流程80%以上的工作，在全風險管控體系中，有16個風險點，風險指數(shù)為“強風險”，在流程外風險中占比最大，是流程外風險管控的重中之重。為此，公司從增強智慧化水平、增強協(xié)同能力和強化考核落地等三個方面入手，推動招標代理機構的合規(guī)操作、高效協(xié)同，降低招標代理管理風險，保障和支撐采購活動高效運行。
1.增強智慧化能力
開發(fā)和應用公司自行研發(fā)的智能化輔助開標工具，實現(xiàn)開標大會全程語音智能化主持、自動化唱標，極大地減少了人為失誤，提升了開標效率，降低了開標現(xiàn)場由于人為原因造成的風險。開發(fā)和使用結構化采購方案、結構化采購文件輔助編制工具，在提高采購方案、采購文件編制效率的同時，徹底根治了采購文件與采購方案內(nèi)容不一致等采購工作中常見和多發(fā)頑疾，招標代理機構采購合規(guī)方面的風險得到了有效管控。
2.增強協(xié)同能力
定期組織招標代理機構召開采購業(yè)務溝通和案例分析會，通報代理機構近期工作中發(fā)現(xiàn)的問題，開展典型案例分析和最新法規(guī)、政策學習，在采購實踐中不斷提升整體業(yè)務水平。2020年至今組織召開采購代理溝通會10次。組織舉辦采購與招標知識大賽，公司采購人員與代理機構人員聯(lián)合組隊參賽，進一步提升招標代理人員業(yè)務技能，強化采購經(jīng)理與代理機構人員的協(xié)同，不斷增強采購風險的主動防范能力。同時，公司開展代理機構從業(yè)人員全員認證工作，招標代理機構駐場業(yè)務人員全部實行持證上崗，為采購活動規(guī)范高效奠定了基礎。
3.加強閉環(huán)管理
進一步厘清代理機構與公司采購經(jīng)理的分工邊界,強化采購經(jīng)理對代理機構的現(xiàn)場管理，制訂下發(fā)公司《采購實施現(xiàn)場管理規(guī)范》，避免采購實施現(xiàn)場管理中發(fā)生的風險。使用信息化手段，推進“項目考核+季度考核”的雙重考核機制，對招標代理工作質(zhì)量開展實時評價和周期性評價。招標代理機構發(fā)生不合規(guī)行為或違約情況時，嚴格合同約定和考核結果，對代理機構采取獎勵或扣減份額、扣除履約保證金、暫停業(yè)務委托直至終止合同等處罰措施，有力地防范了招標代理機構帶來的各種風險。
（三）供應商管理
供應商是采購活動另外一個重要參與者，對供應商的風險管理成效直接影響著采購效率和采購質(zhì)量，對公司生產(chǎn)經(jīng)營活動影響重大。在供應商管理方面，公司秉承管服結合的原則，通過線上線下協(xié)同，構建創(chuàng)新型的供應商管理機制，實現(xiàn)供應商多維度協(xié)同，踐行全過程風險管理。
1.增強供應商過程管控能力
全面應用圍標串標分析功能。積極推廣使用信息化系統(tǒng)，全面應用集團公司大數(shù)據(jù)平臺對投標文件進行圍標串標分析。2020年以來，已對近300個公開類采購項目進行了數(shù)據(jù)分析，在20多個項目中發(fā)現(xiàn)疑似問題，7個項目最終被認定為多個供應商圍標串標。該功能的全面應用，極大地震懾了不法供應商，防范了供應商圍標串標風險,良性健康供應鏈生態(tài)逐步形成。
供應商負面行為實現(xiàn)信息化管理。根據(jù)公司《供應商管理辦法》規(guī)定，對供應商的負面行為進行分級，按照負面行為等級進行差異化管理。管理手段包括列入負面行為供應商名單、不退還投標保證金、在中國移動通信集團采購招標網(wǎng)上進行公示、禁止參與公司項目一至三年等措施。在LIS系統(tǒng)中增加供應商圍標串標、無故放棄中標等負面行為管理功能，建立供應商負面行為從發(fā)現(xiàn)、認定、審批、公示、應用的全流程信息化管理體系。打通LIS與PMS接口，將LIS系統(tǒng)負面行為清單實時傳送至PMS系統(tǒng)。在PMS輔助評審過程中對投標供應商負面行為進行自動核查，識別供應商負面行為信息，避免人為疏漏造成不良供應商進入評審端，提升評審效率和質(zhì)量。
開展供應商分級管理。為進一步提高集中采購供應商管理水平，公司建立起了供應商評價和激勵機制，開展了供應商分級管理，推動供應商管理向雙贏模式轉(zhuǎn)型。公司選定試點產(chǎn)品，對多個產(chǎn)品的供應商進行了綜合評估，根據(jù)評估結果對供應商進行分級。綜合評估指標體系由“日常履約”“合作規(guī)?！薄柏攧諏嵙Α钡饶K組成。供應商分級最終輸出的成果符合該產(chǎn)品供應商的實際情況，達到預期管理效果。后期將根據(jù)供應商等級不同，開展減免投標保證金、履約保證金等差異性管理舉措，推動供應商良性閉環(huán)管理。
2.增強支撐服務能力
定期開展供應商接待日活動。邀請合作供應商及潛在供應商參加，進行面對面的溝通和交流，開展深度合作，推動實現(xiàn)多方共贏。2020年以來已成功舉辦3次供應商接待日活動，供應商定期溝通機制全面落地。
定期組織供應商“去項目化”培訓。2019年起，公司每年一次定期組織供應商開展“去項目化”培訓，所謂“去項目化”培訓是指與具體項目無關，針對供應商投標和中標后合作流程和注意事項進行培訓。受疫情影響，2020年、2021年的供應商培訓采取遠程視頻會議形式進行。培訓針對投標過程中常見熱點、焦點問題進行深入分析和講解，消除溝通壁壘，提高協(xié)同效率，縮短回款周期，努力打造綠色健康、合作共贏的供應鏈新生態(tài)。
發(fā)揮微信公眾號的作用。充分利用“陜西采購服務平臺供應商平臺”微信公眾號，暢通信息溝通渠道，發(fā)布供應商關注的公司采購動態(tài)和采購項目信息。通過公眾號開展調(diào)查問卷，及時了解和掌握供應商需求，不斷向供應商提供豐富實用的資訊信息，推行公開化采購，最大可能地防止由于溝通不暢產(chǎn)生的質(zhì)疑和投訴風險。
3.強化供應商信息化協(xié)同能力
公司供應鏈系統(tǒng)已于2020年4月實現(xiàn)了與華為公司信息化系統(tǒng)對接，目前華為公司的采購訂單已全面實現(xiàn)電子簽章，訂單流轉(zhuǎn)雙方全程可視，供應商信息化協(xié)同能力不斷增強。對于其他有意向進行信息化協(xié)同的供應商，可通過公司供應商B2B門戶實現(xiàn)采購訂單確認、接收和電子簽章等功能。后期還將實現(xiàn)供應商自助發(fā)起結算報賬等功能，進一步增強信息化協(xié)同能力。供應鏈系統(tǒng)協(xié)同在大大縮短訂單簽署周期的同時，合同、訂單簽署過程中的風險也得到了有效地管控。
（四）檢測機構管理
檢測機構是采購產(chǎn)品質(zhì)量管理的守護者，對保障公司通信網(wǎng)絡質(zhì)量、業(yè)務發(fā)展作用舉足輕重。針對產(chǎn)品質(zhì)量檢測機構特點，公司采用深化協(xié)同、強化過程管控、推行A、B樣送檢等手段開展質(zhì)量檢測全過程管控，推動全流程風險管理體系在質(zhì)量檢測工作中全面落地。
在協(xié)同方面，與合作檢測機構簽署廉潔承諾書，不定期派駐質(zhì)量檢測員前往合作檢測機構對檢測過程進行監(jiān)控，后期考慮安裝視頻監(jiān)控設備進行遠程實施監(jiān)督。中國移動西北大區(qū)物流中心由公司管理，公司與專業(yè)檢測機構合作建立聯(lián)合質(zhì)檢實驗室。目前實驗室已擁有檢測儀器儀表近20種，可以測試指標100多個，覆蓋20余類產(chǎn)品。在檢測產(chǎn)品送檢監(jiān)督方面，推行樣品寄送前封樣拍照留存，檢測機構收到樣品后雙方對比確認，防止掉包。全面推行同一批次產(chǎn)品A、B樣送檢，對于結果不一致的產(chǎn)品進行對比分析，給質(zhì)量檢測加上了“雙保險”。應用“云抽檢”方案，使用“光感追貨寶”“藍葑”等信息化工具，實現(xiàn)樣品在途可管可控，徹底杜絕了送檢樣品送檢途中的掉包風險。
三
采購流程外風險管控展望
未來，公司還將不斷強化采購流程外風險管控能力，運用新技術、新方法、新手段，深入開展采購風險防控工作，筑牢流程外風險防控的籬笆。在評審專家管理方面，優(yōu)化和改進專家評審過程違規(guī)行為、違規(guī)語音智能警示系統(tǒng)，實現(xiàn)在線化、智慧化監(jiān)督管理，有效防控專家評審過程中違規(guī)風險；在代理機構管理方面，引入專業(yè)審計機構開展代理機構代理業(yè)務專項審計，重點對代理業(yè)務流程中供應商報名、開評標現(xiàn)場管理、代理費用收取、評標費發(fā)放等高風險環(huán)節(jié)開展風險管理審計，對代理機構涉及業(yè)務風險進行有效管控；在供應商管理方面，明確供應商分級標準、分級流程，完善激勵措施，同時深入推動供應商負面行為管理措施落地，震懾不良供應商，凈化營商環(huán)境；在檢測機構管理方面，建設可視化的質(zhì)量檢測管理平臺，對自建和第三方檢測機構的檢測過程、檢測結果進行統(tǒng)一管理，不斷完善檢測風險防控手段。
作者：程建寧
作者單位：中國移動通信集團陜西有限公司
